連結の予実管理を Excel で回す限界と、仕組みに移すときの判断のポイント
図解でわかる 連結決算の実務 ④ 連結決算の手順と締め PDF を受け取る エグゼクティブサマリー
グループの予算を Excel で配って集め、連結の実績と並べて予実を見る運用は、手軽に始められる身近な方法です。子会社が少ないうちは十分に回りますが、会社の数・見込を出し直す回数・切り口が増えるにつれて、集計の手間と誤りの元が掛け算で増えていきます。
問題の多くは、Excel そのものではなく「様式」「版」「実績の出どころ」が人の手でつながれていることから起きます。仕組みに移すかどうかは、子会社の数や頻度だけでなく、経営会議までに正しい数字を出せているか、担当者が替わっても回るか、で判断するのが現実的です。
背景：連結の予実管理で Excel が担っていること
グループの予実管理を Excel で回すとき、典型的には次の流れになります。
- 本社が予算の様式（Excel）を作り、各社・各部門に配る
- 各社が記入して返す。本社が受け取ったファイルを集計用のブックに貼り付ける
- 実績は、会計システムや連結の作業の結果から別に集めて並べる
- グループ内の取引を消去し、外貨を円にする
- 予算と実績の差異、着地見込を出し、会議資料にする
それぞれの段で、人がファイルを開いて、貼り付けて、確かめています。ここに Excel の限界が出ます。
要点：Excel で起きやすい問題
| 問題 | 起きること |
|---|---|
| 様式のばらつき | 各社が行や列を足したり、数式を消したりして返してくる。集計の前に形を直す作業が毎回発生する |
| 版の混在 | 「最新版」「修正版」「最終版」のファイルが並び、どれが正しいか分からなくなる。上書きで他の人の修正が消える |
| 実績のずれ | 予実の実績を、制度連結とは別の Excel で集めていると、開示の数字や月次連結の数字と合わない |
| 消去の手作業 | グループ内の取引の消去（企業会計基準第22号 第35項・第36項の考え方）を手で行うため、照合と仕訳の作業が重く、漏れても気づきにくい |
| 進み具合が見えない | どの会社が出したか、差し戻した分が直ったかを、メールと一覧表で追うことになる |
| 属人化 | 集計のブックの数式やリンクを作った人しか直せない。担当者が替わると回らなくなる |
一つひとつは小さな手間ですが、子会社の数 × 月の数 × 版の数で増えていきます。見込を毎月出し直すようにした途端に、回らなくなることもあります。
自社への影響：仕組みに移すかどうかの判断のポイント
次のどれかに当てはまるなら、仕組みに移すことを検討する時期です。
- 経営会議に間に合わない: 予実・着地見込の資料作りに、締めのあと何日もかかっている
- 数字を説明できない: 予実の実績と、開示や月次連結の数字が合わず、差の理由を毎回調べている
- 見込を出し直せない: 本当は毎月見込を更新したいが、集計の手間で四半期に一度になっている
- 担当者が替わると止まる: 集計のブックを直せる人が一人しかいない
- 子会社が増える予定がある: M&A や新設で会社の数が増えると、今の運用がそのまま重くなる
逆に、子会社が少なく、見込の出し直しも年に数回で、資料が期限までに正しく出せているなら、Excel の運用を整える（様式の保護・版の命名・提出の一覧）だけで十分な場合もあります。
推奨アクション：仕組みを選ぶときに確かめること
予実管理の仕組みには、予算管理・経営管理の専用サービス、連結会計システムに付いている予算の機能など、いくつかの選択肢があります。どれを選ぶにしても、次の点を確かめます。
- 各社の入力の負担: 各社の担当者がいつもの Excel のまま記入できるか。専用ソフトのインストールが要るか
- 版の管理: 当初予算・修正予算・見込を版として残し、版どうしを比べられるか
- 実績の出どころ: 予実の実績を、制度連結（または月次連結）と同じ数字から取れるか。別に集め直す必要があるか
- 連結の処理: 実績の連結修正（グループ内の取引の消去など）が反映された数字で予実を見られるか。予算・見込の側の消去をどう扱うか
- 外貨の扱い: 海外子会社の数字を、予算レートなど決めたレートで円にそろえられるか
- 進み具合の管理: 提出・差し戻し・締めを一覧で追えるか
- 権限: 各社の担当者が自社の分だけを見て入力できるか
とくに 3 と 4 は、予算管理を専門にした仕組みと、連結会計の仕組みとで差が出やすいところです。経営に出す数字が「連結の数字」であることが大事なら、実績の連結修正までが反映されているかを、デモの画面で確かめることをおすすめします。
まとめ
連結の予実管理を Excel で回す限界は、Excel の機能の不足というより、様式・版・実績の出どころを人の手でつないでいることにあります。子会社の数や見込の出し直しの頻度が増えるほど、その負担と誤りの元が増えます。
まずは、今の運用で「経営会議に間に合っているか」「数字の差を説明できているか」「担当者が替わっても回るか」を確かめてください。どれかに不安があれば、各社の入力の負担・版の管理・実績の出どころ・連結の処理の 4 点を軸に、仕組みを比べてみるのが近道です。
